La piattaforma italiana per WhatsApp Business manda da sola gli avvisi di rinnovo, raccoglie i dati per i preventivi dentro la chat e toglie le conversazioni dai telefoni dei singoli collaboratori.
In molte agenzie assicurative WhatsApp è già il canale con cui il cliente manda la foto del libretto o chiede quanto costa aggiungere una garanzia. Quelle conversazioni, però, stanno sul cellulare del collaboratore che ha fatto la polizza: se è in ferie aspettano, se lascia l’agenzia se ne vanno con lui. Cluvo, una piattaforma tutta italiana per usare WhatsApp Business in azienda, propone di portarle su un numero dell’agenzia, gestito da più persone, e di affidare agli avvisi automatici una parte del lavoro sulle scadenze. Agenzie e broker di piccole dimensioni sono uno dei settori per cui la piattaforma è pensata.
Dal cellulare del collaboratore al numero dell’agenzia
Cluvo usa il canale ufficiale con cui Meta permette di gestire WhatsApp da un software. Il numero può restare quello di oggi: rimane attivo sull’app WhatsApp Business del telefono e si collega anche alla piattaforma, nella modalità che Meta chiama coesistenza. Ai clienti non va comunicato nessun recapito nuovo, e le conversazioni recenti entrano in piattaforma al momento del collegamento.
Da lì i messaggi arrivano in un’unica casella condivisa e si assegnano al collaboratore che segue quel cliente. Dentro la conversazione si lasciano note interne che il cliente non vede, come «aspetta la disdetta della vecchia compagnia» o «richiamare dopo il 20». «Quando un collaboratore lascia l’agenzia si disattiva il suo utente, e il numero, i contatti e lo storico restano all’agenzia», spiegano da cluvo.
Avvisi di rinnovo con risposta in un tocco
Il cuore dell’offerta per gli intermediari sono le scadenze. Se il gestionale è già integrato con cluvo, le scadenze arrivano da sole; altrimenti l’agenzia carica l’elenco delle polizze in scadenza da un file Excel o CSV esportato dal proprio gestionale, con cliente, telefono, riferimento della polizza, data e importo. Per ogni tipo di polizza sceglie quanti giorni prima parte l’avviso, a che ora, e se riscrivere a chi non ha risposto. Quando una polizza annuale si rinnova, la scadenza dell’anno dopo si crea da sola.
Il cliente riceve l’avviso sul WhatsApp che ha già, e sotto il testo trova fino a tre pulsanti scelti dall’agenzia. Nell’esempio che cluvo mostra sul proprio sito sono «Ok, grazie», «Richiamatemi» e «Appuntamento»: il primo registra che l’avviso è arrivato, gli altri due passano la conversazione al collaboratore di riferimento. Se il cliente risponde a parole, la frase resta annotata sulla scadenza e la chat passa a una persona. «In agenzia le risposte si leggono una riga per polizza, senza aprire le chat una per una», dicono da cluvo. Si vede subito chi ha confermato e chi va richiamato.
Con i gestionali già integrati le scadenze entrano da sole; negli altri casi basta il file che ogni agenzia sa già esportare, e per chi ha un tecnico ci sono anche l’API e i webhook per collegare altri sistemi.
Preventivi e questionari dentro la chat
Per un preventivo auto servono targa, data di nascita, classe di merito e conducenti. Fatte in chat sono cinque domande e cinque attese, spesso alle nove di sera. Cluvo le raccoglie con un modulo WhatsApp, una schermata che si apre nella chat e si compila in una volta sola: la mattina dopo l’agenzia trova i dati sulla scheda del cliente, pronti per il preventivatore della compagnia. Il modulo parte quando il cliente scrive una parola come «preventivo», oppure da un link sul sito dell’agenzia. «Il preventivo lo fa sempre una persona», precisano da cluvo: la piattaforma raccoglie i dati e assegna la richiesta, la quotazione resta in agenzia.
Lo stesso strumento serve a sapere che cosa è cambiato nella vita del cliente: un’auto nuova, una casa di proprietà, un figlio neopatentato. L’agenzia prepara il questionario una volta e lo manda con una campagna; le risposte finiscono sulla scheda di ogni cliente e diventano gruppi a cui proporre, il mese dopo, la polizza giusta. Per le domande ricorrenti, come orari o documenti da portare, può rispondere un assistente automatico basato sui testi scritti dall’agenzia, che passa la mano a un collaboratore quando la domanda riguarda coperture, prezzi o condizioni.
Consensi e contenuti restano dell’agenzia
Su WhatsApp i messaggi avviati dall’azienda partono verso i clienti che hanno accettato di riceverli su questo canale, come prevedono le regole di Meta, ed è un consenso che molte agenzie raccolgono già alla stipula. In cluvo resta segnato su ogni contatto, e chi scrive STOP smette di ricevere i messaggi promozionali. Anche i testi sono dell’agenzia: ogni modello di messaggio viene scritto da lei e passa dall’approvazione di Meta prima di poter essere usato.
I dati restano in Italia: l’infrastruttura, backup compresi, è presso Aruba. Per i dati dei clienti l’agenzia è titolare del trattamento e la società che sviluppa cluvo ne è responsabile ai sensi dell’articolo 28 del GDPR, e le conversazioni non vengono usate per addestrare modelli di intelligenza artificiale.
Da 29 euro al mese, con i messaggi fatturati da Meta
Moduli, campagne e assistente automatico entrano dal piano Starter, a 29 euro al mese. Gli avvisi automatici delle scadenze sono del piano Growth, a 69 euro al mese o 59 con fatturazione annuale, con quindici utenti e dieci numeri; i prezzi sono IVA esclusa. I messaggi li fattura Meta direttamente all’agenzia, senza ricarichi: secondo cluvo, cento scadenze al mese con un secondo avviso a chi non risponde costano circa 5 euro. La piattaforma si prova gratis per due settimane, senza carta di credito.
Il gestionale resta quello di sempre, e la consulenza su coperture e prezzi resta in mano all’agenzia. Cluvo si occupa di mettere in ordine le conversazioni, che in molte agenzie passano ancora dal telefono di una persona.
