UNI ISO 31030: Travel Risk Management e “duty of care”: perché oggi è un tema centrale per aziende, broker e risk manager

Il rischio “trasferta” non è più una variabile accessoria della mobilità aziendale: è un’esposizione strutturale, con impatti diretti su persone, continuità operativa, responsabilità legali e reputazione. Negli ultimi anni lo scenario internazionale si è fatto più instabile e meno prevedibile: crisi geopolitiche, tensioni socio-economiche, proteste, interruzioni logistiche e criticità sanitarie hanno reso più complesso garantire sicurezza e assistenza a chi lavora fuori sede, soprattutto all’estero.

In questo contesto, la UNI ISO 31030:2021 (Travel Risk Management – Guidance for organizations) rappresenta un riferimento pratico: non “una teoria”, ma una cornice organizzativa che aiuta le imprese a dimostrare di aver adottato misure adeguate per proteggere chi viaggia per lavoro e per governare il rischio in modo coerente con le migliori pratiche internazionali.

Per broker, risk manager e professionisti della tecnica assicurativa, il punto è chiaro: il travel risk management è sempre più un tema di governance, non solo di coperture.

Perché il rischio viaggio è cambiato (e perché non basta più “assicurare”)

Oggi le organizzazioni devono fronteggiare un quadro di minacce multistrato: rischi medico-sanitari, instabilità socio-politica, eventi improvvisi che impattano su mobilità e servizi essenziali, vulnerabilità logistiche, fino alle conseguenze operative di una crisi (ritardi, evacuazioni, blocchi, impossibilità di accesso a cure adeguate).

Un elemento spesso sottovalutato è la crescente difficoltà di accesso a un’assistenza sanitaria adeguata in molte aree del mondo, fattore che amplifica la severità di incidenti anche “ordinari”. Ne deriva una conseguenza operativa: la gestione del rischio deve essere agile, basata su valutazioni aggiornate e su processi capaci di adattarsi rapidamente.

UNI ISO 31030: cosa cambia davvero per le organizzazioni

La UNI ISO 31030 non è una certificazione “classica” di prodotto o di sistema, ma una linea guida che definisce un minimo comune denominatore per strutturare un programma di gestione del rischio trasferta. Il valore, per un’organizzazione, è duplice:

1. Protezione reale delle persone (salute, sicurezza, benessere).
2. Riduzione dell’esposizione legale e reputazionale, perché l’adozione di standard riconosciuti è un elemento rilevante quando si deve dimostrare di aver agito con diligenza.

Inoltre, l’allineamento a uno standard internazionale è sempre più un benchmark competitivo: rafforza resilienza e business continuity e aumenta la fiducia della popolazione viaggiante (con effetti indiretti su produttività e retention).

I 4 pilastri operativi della UNI ISO 31030

La struttura proposta si articola in quattro passaggi fondamentali, utili per trasformare un insieme di iniziative “sparse” (assicurazione, travel policy, security, HR) in un programma integrato.

1) Portata, contesto e criteri di rischio

Qui si definiscono obiettivi, perimetro e criteri decisionali. Due concetti sono centrali:

• valutazione costi/benefici del viaggio (non solo economici: anche esposizione e impatti);
• risk appetite, cioè il livello di rischio che l’organizzazione è disposta ad accettare.

Questi elementi devono poi confluire nella Travel Risk Policy.

2) Processo di gestione dei rischi di viaggio

È il cuore metodologico: identificare, analizzare, trattare e gestire i rischi che possono impattare la trasferta. Qui la differenza la fa la chiarezza su:

• ruoli e responsabilità (chi decide, chi autorizza, chi monitora);
• fonti informative aggiornate e affidabili;
• contromisure realistiche e applicabili.

3) Viaggi e gestione operativa

Una policy, se non è compresa e applicata, resta carta. Questa fase riguarda:

• comunicazione interna efficace;
• formazione e sensibilizzazione mirate (non generiche);
• misure operative prima e durante il viaggio (anche tramite strumenti digitali e canali di allerta).

4) Registrazione e reporting

Senza dati non c’è miglioramento. Serve un sistema che consenta:

• monitoraggio regolare dell’efficacia del programma;
• raccolta di evidenze (registrazioni, tracciabilità decisionale, feedback);
• revisione continua in base a performance e cambiamenti di scenario.

Un modello “end-to-end”: prima, durante e dopo la trasferta

Un approccio maturo al travel risk management copre l’intero ciclo:

1. Preparazione dell’azienda: obiettivi, assetto organizzativo, responsabilità, fornitori, procedure.
2. Preparazione del viaggio: valutazione rischio, misure di mitigazione, requisiti di autorizzazione.
3. Durante il viaggio: comunicazione, consulenza, readiness per incidenti e crisi.
4. Dopo il viaggio: gestione rientro, follow-up sanitario/organizzativo, lezioni apprese.
5. Revisione e audit: verifica dell’efficacia e miglioramento continuo.

Questo impianto richiede una collaborazione reale tra funzioni: Security, HSE, HR, Legal, Insurance, Travel, oltre al supporto del management.

Il punto legale: perché in Italia la trasferta va “messa a sistema” anche nel DVR

Per le aziende italiane, la gestione del rischio trasferta non è solo best practice: è strettamente connessa agli obblighi normativi e alla responsabilità datoriale.
In particolare:

• Art. 2087 c.c.: obbligo di adottare misure necessarie a tutelare integrità fisica e personalità morale dei lavoratori.
• D.Lgs. 81/2008: obbligo di valutare i rischi e informare/formare i lavoratori; ne deriva la necessità di integrare il tema trasferte nel Documento di Valutazione dei Rischi (DVR), includendo tipologie di viaggio, analisi/trattamento rischi, monitoraggio, assistenza e gestione emergenze.
• D.Lgs. 231/2001: attenzione alla responsabilità dell’ente anche per reati commessi all’estero (art. 4) e ai profili collegati a infortuni gravi/gravissimi in violazione delle norme di tutela (art. 25-septies).
• D.Lgs. 151/2015, art. 18: previsioni sulle condizioni di lavoro per lavoratori italiani impiegati o trasferiti all’estero, incluse misure di sicurezza e coperture assicurative per morte/invalidità permanente.

La conseguenza pratica è che policy, procedure e misure devono essere documentate, applicate e verificabili.

Attestare la conformità: cosa significa “lettera di conformità” e perché interessa anche il mercato assicurativo

Pur non essendo una norma “certificabile” in senso tradizionale, la conformità alle prassi previste può essere attestata da un ente terzo indipendente tramite audit. L’audit verifica:

• aspetti di sistema (modello organizzativo, governance, perimetro di applicazione);
• aspetti tecnici e operativi (procedure, istruzioni, registrazioni, interviste al personale coinvolto).

L’attestazione ha tipicamente validità triennale, con sorveglianza almeno annuale. Il valore, per il mercato, è evidente: aumenta la capacità dell’organizzazione di dimostrare il proprio presidio del rischio e alimenta un percorso di miglioramento continuo.

Implicazioni per broker e risk manager: dalla polizza al programma

Per chi opera nel brokeraggio e nel risk management, la UNI ISO 31030 è un’opportunità concreta per riposizionare il dialogo con le aziende:

• non solo “quale copertura acquistare”, ma quale modello adottare;
• non solo gestione sinistri, ma prevenzione, preparedness e tracciabilità;
• non solo compliance, ma resilienza e continuità operativa.

In un mercato dove la differenza la fa la qualità della consulenza, il travel risk management diventa un terreno ad alto valore: perché incrocia persone, processi, responsabilità e reputazione. E perché, sempre più spesso, ciò che conta non è soltanto “essere assicurati”, ma dimostrare di aver gestito il rischio

Fonte: International SOS Foundation